Hinweise zur Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Andrea Schierbrock | Rechtsanwältin und Notarin | Roeckstraße 14 b | 23568 Lübeck, Deutschland

Email: post@kanzlei-schierbrock.de

Telefon: +49 (0) 451 400 797 20      Fax: +49 (0) 451 400 797 20

Meine Datenschutzbeauftragte erreichen Sie per E-Mail an: datenschutz-hamburg@t-online.de.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie mich mandatieren, erhebe ich die folgenden Informationen:

• Anrede, ggf. Titel, Vorname(n), Nachname, Geburtsname, frühere Namen,
• Ihre Anschrift, eine gültige E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
• im Einzelfall: Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geburten- und Heiratsregister- Nr.
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen,
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten,
• bei Grundstücksverträgen Ihre die steuerliche Identifikations-Nr.,
• alle Informationen, die ich als Notarin oder mein/e Vertreter/in jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, z.B. Gesundheitsdaten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als meinen Mandanten identifizieren zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• um Ihren Auftrag im Rahmen meiner beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können;
• um meine gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können;
• um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können,
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Ich verarbeite Ihre Daten als Notarin auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO, weil ich rechtlichen Verpflichtungen unterliege, und auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) DS-GVO, weil die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Ihre sensiblen Daten verarbeite ich zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g) DS-GVO, weil Sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbesonders der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten und weil daher die vorsorgende notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Im Rahmen meiner notariellen Amtstätigkeit bin ich gesetzlich verpflichtet oder werde von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der ich angehöre im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gemäß § 74 Bundesnotarordnung und meiner Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden und Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.

Des Weiteren gebe ich Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen und Notare und an Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z.B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern.

Stets wahre ich meine Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.

Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.

4. Dauer der Aufbewahrung

Ihre personenbezogenen Daten, die ich benötige, um meine Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichere ich während der gesamten Dauer meiner jeweiligen notariellen Amtstätigkeit, hierzu bin ich gemäß § 28 Bundesnotarordnung in Verbindung mit § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in Schleswig-Holstein verpflichtet.

Nach § 5 Absatz 4 der Dienstordnung für Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Absatz 4 DONot): 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre
• Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

5. Ihre Rechte

Auskunftsrecht

Ihnen steht u.a. ein Recht auf Auskunft darüber zu, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten verarbeiten, welche Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.

Das Recht zur Berichtigung von Daten

Sie haben das Recht unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.

Löschung

Sie können von uns Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflich-tung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboren ist.

Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen meinerseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen. Dazu genügt eine elektronische Nachricht an mich (post@kanzlei-schierbrock.de).

Beschwerderecht zu Datenschutzaufsicht

Sie haben das Recht sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Schleswig-Holstein:

Marit Hansen, ULD – Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Telefon: 0431 988-1200 , Fax: 0431 988-1223, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de